ACLARACIONES IMPORTANTES EN TORNO A LA CUARTA CONVOCATORIA DE GRUPOS

INTERESADOS EN FORMULAR PROYECTOS DE CULTURA Y BIENESTAR

Octubre 13 de 2005

1. Es muy importante, antes que cualquier otra precisión, aclarar que la convocatoria en mención apunta al registro de GRUPOS interesados en desarrollar procesos y proyectos de cultura y bienestar y NO en recibir propuestas de PROYECTOS. Ese proceso de Convocar a los grupos que resulten inscritos, para que formulen propuestas de proyectos, se abrirá iniciando el mes de diciembre de 2005 y cerrará finalizando el mes de enero de 2006, de tal manera que los proyectos resultantes se ejecuten en el primer período académico de la presente vigencia anual (febrero - julio de 2006).

EN CONSECUENCIA, DENTRO DE LA ACTUAL CONVOCATORIA DE GRUPOS QUE ESTÁ EN CURSO, NO SE DEBEN PRESENTAR PROYECTOS.

El propósito de la presente convocatoria apunta a tener un registro o censo de GRUPOS, para que, a partir de las tendencias y expectativas de los mismos, se puedan diseñar los términos de referencia para la futura convocatoria de proyectos

2. En coherencia con lo anterior, se aclara que SÍ se requiere que los GRUPOS que acepten la convocatoria en mención, hagan explícitos sus fundamentos axiológicos. Es decir, su misión, visión, objetivos y estrategias. Lo que equivale a decir: El TIPO de proyectos que están interesados en desarrollar, más NO los PROYECTOS concretos, propiamente dichos.

3. En el Artículo Tercero de la Convocatoria en mención, cuando se solicitan los ESTATUTOS o REGLAMENTO INTERNO, se aclara que NO SE REQUIERE que tales estatutos estén registrados en ninguna otra oficina pública o institucional, distinta a la Vicerrectoría de Cultura y Bienestar de la Universidad del Cauca, en el momento de inscribir el grupo dentro de esta convocatoria. Es decir, NO SE REQUIERE que los estatutos o reglamento interno estén registrados en la Cámara de Comercio, la Gobernación o en una Notaría.

4. En el FTP del Portal WEB de la Universidad del Cauca se encuentran disponibles, a manera de ejemplos o puntos de referencia (NO como modelos fijos a seguir), una amplia y diversa gama de estatutos o reglamentos internos de un buen número de organizaciones de muy distintos tipos, incluidos los de grupos participantes en convocatorias anteriores.

5. Por último, se considera oportuno dejar, como puntos de referencia, algunos conceptos y reflexiones tomadas y adaptadas del texto

“La Administración de Organizaciones – Un Enfoque Estratégico”

del profesor León Blank Bubis de la Universidad del Valle

Misión de una organización.

· La misión indica el por qué y para qué fue creada una organización.

· La misión da una identidad de la organización y la legitima ante la sociedad

· La misión es lo que diferencia una organización de las demás.

· Glueck y Jauch conciben la misión como la razón básica para la existencia de una organización y que ayuda a esta a legitimar su función en la sociedad.

· Varios autores consideran que una de las causas más comunes de fracaso en las organizaciones se debe a no tener claramente definida su misión.

· Una formulación de la misión incorpora la filosofía de los estrategas de una organización

· Una formulación de la misión clara y significativa describe los valores y prioridades de una organización.

· Una formulación de misión muestra una visión a largo plazo de una organización, en términos de qué quiere ser y a quién desea servir.

La formulación de una misión debe

· Definir qué es la organización y lo que aspira a ser.

· Ser lo suficientemente específica para excluir ciertas actividades y lo suficientemente amplia para permitir el crecimiento creativo.

· Distinguir a una organización de las demás

· Servir como marco para evaluar las actividades presentes y futuras.

· Ser formuladas en términos tan claros que se puedan entender por todos los miembros de la organización.

· La formulación de la misión es una declaración de conceptos y actitudes más que de detalles específicos.

· Una misión correctamente diseñada es vital para la formulación, ejecución y evaluación de estrategias.

Los objetivos de una organización

· La misión de una organización nos indica qué va a producir, para quién y con qué tecnología. Pero no indica cómo los resultados concretos, el tiempo en que se obtendrá y los responsables Para eso son los objetivos de largo plazo..

· Para cumplir con los preceptos de la misión de una organización, se necesita establecer objetivos. Los objetivos son los resultados específicos que se quieren lograr cuando se quiere seguir la misión de una organización. Los objetivos deben indicar de forma clara, precisa y concreta qué se va a obtener y en qué tiempo se lograrán esos resultados. Esos resultados que se quieren obtener deben ser medibles y verificables.

Cuando se fijan objetivos, se pueden determinar

· Qué personas van a trabajar en la consecución de esos objetivos.

· Qué recursos se van a utilizar para el logro de esos objetivos

· Qué prioridades se van a fijar para su cumplimiento.

· Quiénes serían los responsables de lograr los resultados.

· Qué plazo se tiene para lograrlo

· También, al establecer objetivos se puede saber si se cuenta con el personal necesario y capacitado para obtener esos resultados, si hay los recursos suficientes, si se puede producir lo que se ha fijado, etc.

· Los objetivos son de vital importancia en el éxito de las organizaciones, pues suministran dirección, ayuda en evaluación, crean sinergia, revelan prioridades, permiten coordinación y son esenciales para las actividades de control, motivación, organización y planificación efectivas.

· Los objetivos deben reunir las siguientes características: ser medibles, razonables, claros, coherentes y estimulantes.

Las estrategias de una organización

Los objetivos indican qué resultados se quieren obtener y en qué tiempo se obtendrán, pero no indican cómo se van a obtener esos resultados. Esta es la labor de las estrategias. Las estrategias indican qué tipo de acciones es necesario realizar para obtener los resultados deseados.

Es conveniente notar que cada objetivo debe tener por lo menos una estrategia. Del mismo modo, cada estrategia debe estar asociada con un objetivo, por lo menos. De otra forma, se realizarían acciones para las que no habría un objetivo especificado.

Pearce y Robinson definen la estrategia como un enfoque general y amplio que guía las acciones principales diseñadas para obtener los objetivos a largo plazo de la organización.

Aunque es necesario fijar objetivos para que la organización no tome un rumbo cualquiera y se desarrolle al azar, también es necesario recalcar que un objetivo tendría algún valor sólo si la estrategia se puede ejecutar. La mejor estrategia que se elija si no se la puede implementar no tendrá ningún valor y tampoco el correspondiente objetivo. Las estrategias son los medios por los cuales se lograrán los objetivos.